Ordnung ins Verteiler-Chaos bringen

Verteiler- und Kontaktlisten sind vielen PR-Verantwortlichen ein Grauen: Newsletter-Abonnenten, Pressevertreter, Kunden, Interessenten – für jede Gruppe gibt es einen eigenen Verteiler, häufig in Form einer Excel-Tabelle. Hinzu kommt, dass ein und derselbe Kontakt in mehreren Listen auftauchen kann. Ändern sich die Kontaktdaten oder Ansprechpartner, müssen sie händisch in jeder Verteilerliste aktualisiert werden – ein ziemlicher Aufwand. Wird die Datei zudem von mehreren Personen genutzt, werden schnell lokale Kopien der Liste erstellt und einzeln bearbeitet. Änderungen gehen somit für die Kollegen verloren. Excel-Tabellen eignen sich daher nur bedingt für die Erstellung, Organisation und Aktualisierung von Verteiler- und Kontaktlisten.

Eine gelungene Lösung für diese Thematik bietet PressFile Europe GmbH. Die browserbasierte Software aus Ulm ermöglicht die zentrale Ablage und Organisation von Verteilerlisten und darüber hinaus auch den Versand von personalisierten Mailings – nicht aber den Kauf neuer Kontaktdaten. Dadurch unterscheidet sich PressFile von PR-Software-Anbietern wie Zimpel oder Stamm.

Auf Basis von Namen, Adressen, Key Words, Kontakten, Ressorts oder anderen Kriterien erstellen Unternehmen bei PressFile ihre eigenen Verteilerlisten. Aktualisierungen und Ergänzungen sind dabei jederzeit möglich und werden verteilerübergreifend umgesetzt. Jeder Nutzer greift also jederzeit und in jedem Verteiler, in dem der Kontakt gelistet ist, auf die gleichen Informationen zu.

Verteiler- und Kontaktlisten

Den erstmaligen Import der vorhandenen Verteiler und Kontakte übernimmt PressFile für den Kunden, je nach Arbeitsaufwand können hier einmalige Zusatzkosten anfallen. Neue Kontakte fügt der Nutzer entweder über die Eingabemaske manuell hinzu oder kann diese aus Excel-Dateien importieren. Zu den möglichen Kontaktinformationen gehören neben Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Organisation auch Social Media Kanäle und Zusatzinformationen über das Medium, wie Frequenz und Verteilung. Der Nutzer hat außerdem die Möglichkeit, jedem Kontakt eigene Schlüsselwörter hinzuzufügen, um so die Themen des Kontaktes festzuhalten und – basierend auf diesen Themenschwerpunkten und dank Filter- und Suchfunktion – neue Verteiler zu erstellen.

Einzelne Verteiler und Kontakte findet der Nutzer einfach und schnell über die Filter- und Suchfunktion, die PressFile zur Verfügung stellt. In einer Spalte gruppiert können die Ergebnisse im Anschluss auch zusammengeführt und neu gespeichert werden.

Quelle: PressFileDie Nutzeroberfläche im Überblick: Die linke Spalte beinhaltet die angelegten Verteiler und Organisationen. Im mittleren Teil findet der Nutzer neben Verteilerdetails auch die Auflistung der einzelnen Kontakte des ausgewählten Verteilers...

Quelle: PressFile... die rechte Spalte zeigt die detaillierten Kontaktinformationen des ausgewählten Kontaktes

Um besonders häufig genutzte Verteiler oder Kontakte eines Nutzers schneller finden zu können, verfügt PressFile über eine Favoriten-Funktion, bei der der Nutzer „seine“ Verteiler und Kontakte mit einer Markierung versieht und sie so von den übrigen abhebt.

Mail-Versand

Neben dem Verteiler-Management bietet PressFile seinen Kunden auch einen integrierten E-Mail-Versand an. Personalisierte E-Mails mit persönlicher Anrede sind ebenso möglich wie Pressemitteilungen und in HTML formatierte Newsletter, mit oder ohne Datei-Anhang sowie automatisiert und terminiert. Besonders hilfreich: PressFile zeigt den Nutzern vor Versand der E-Mail an, ob sich noch unvollständige oder fehlerhafte Kontaktdaten im ausgewählten Verteiler befinden. Ist dies der Fall, können die Kontaktdaten ergänzt oder angepasst werden, sodass sich die Wahrscheinlichkeit einer unzustellbaren E-Mail verringert. PressFile ermöglicht außerdem die Erstellung von persönlichen Briefen und Etiketten im CI des Unternehmens.

Quelle: PressFilePersonalisierte E-Mails, Pressemitteilungen und Newsletter im CI – mit PressFile ist ein schneller, unkomplizierter Versand möglich

Kontakthistorie

Sehr nützlich ist auch die Dokumentationsmöglichkeit. Sobald ein Nutzer eine E-Mail an einen Kontakt verschickt hat, wird dieser Mail-Versand inklusive Angaben zur Uhrzeit, dem Versender der Mail und dem zugehörigen Projekt (falls zugeteilt) automatisch in der Kontakthistorie hinterlegt. Zusätzlich lassen sich auch Telefonate und sonstige Kontaktaktivitäten im System abspeichern und mit Kommentaren und Notizen versehen, sodass jeder Nutzer Einblick in bereits erfolgte Kontaktaufnahmen erhält. Die Kontakthistorie kann im HTML- oder Excel-Format gespeichert und ausgedruckt werden.

Quelle: PressFileAlle erfolgten Kontaktaufnahmen hinterlegt der Nutzer direkt im System

Clipping-Erfassung, -Monitoring und -Report

Aus Pressearbeit resultieren (hoffentlich) auch Clippings. PressFile ermöglicht es, diese Clippings ebenfalls im System zu sammeln, mit Zusatzinformationen wie Medienresonanz, Reichweite, Position und Größe zu versehen und abschließend als Clipping-Report abzuspeichern und zu exportieren. Die eingescannten Clippings lassen sich als PDF-Datei direkt in das Media Asset Management System von PressFile, AMID PR hinzufügen und dort zu Pressespiegeln zusammenstellen.

Reporting

Neben den Clipping-Reports erstellen Nutzer mit PressFile auch umfassende Reportings zu einzelnen Kontakten und Projekten. An wen wurde eine Pressemitteilung oder ein Newsletter verschickt? Wann stand wer mit einem Redakteur oder Kunden zuletzt in Kontakt? Was wurde besprochen? Diese und weitere Informationen erhält der Nutzer entweder auf einer HTML-Seite oder als Excel-Datei und kann dem Kunden oder auch dem Vorgesetzten ein genaues Bild der Aktivitäten liefern.

Quelle: PressFileDer Nutzer wählt selbst aus, welche Informationen im Reporting enthalten sein sollen

Die Kosten

PressFile basiert auf einem monatlichen Abo-System mit Preisstaffelung: Bei einem bis vier Nutzern liegen die Kosten bei monatlich 70 Euro pro User, bei fünf bis neun Nutzern bei 60 Euro/Monat pro User und ab 10 Nutzern kostet PressFile pro Nutzer und Monat 50 Euro. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 900 Euro, in der der erste Datenimport bereits vorhanden ist (Ausnahme: besonders zeitaufwendige Anpassung und Import der Daten, Aufwand wird im Gespräch mit dem Kunden errechnet).

Datenschutz

PressFile wird in einem Rechenzentrum in Deutschland gehostet und erfüllt alle Anforderungen an die Datensicherheit und die deutschen Datenschutzbestimmungen.

Marketeers‘ Summary

In PressFile finden Marketers und PR-Verantwortliche eine gelungene Lösung für die Organisation und Pflege von Verteiler- und Kontaktlisten. Die umfangreichen Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, gezielt nach Themen, Kontakten und Unternehmen zu suchen und so schnell und einfach Verteiler zu erstellen. Zusammen mit der integrierten Mailing-Funktion und den Reporting-Möglichkeiten erhält der Nutzer ein hilfreiches Tool, das den gesamten Kontaktverlauf, von Verteiler-Erstellung über Versand, Dokumentation bis hin zum Monitoring, in nur einer Anwendung bündelt.

Autor: Mareike Redder