Tool Review: Zapier

29.05.2018
Quelle: Unsplash/Marius Masalar
"Connect your apps" mit Zapier

Sales- und Marketingautomation selbst gemacht

[Lesezeit: 6-8 Minuten] Schnittstellen sind heute alles, wenn es darum geht, den Einsatz unterschiedlicher Sales- und Marketinganwendungen effizient und praktikabel zu gestalten. Wo sie nicht von Haus vorhanden sind, müssen sie erst aufwändig programmiert werden. Die Alternative lautet: Handarbeit. Ein hilfreiches Tool, das genau hier ansetzt, ist Zapier. Der Webservice „baut Brücken“ zwischen mehreren Apps und ermöglicht damit die Automatisierung einzelner Prozesse und Aktionen.

CRM-Systeme wie Pipedrive, Mailingprogramme wie MailChimp, Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana – diese und viele weitere Tools gehören heutzutage zu den Anwendungen, mit denen Marketeers tagtäglich in Berührung kommen. Die unterschiedlichen, sehr nützlichen Anwendungen erleichtern ihnen zwar die tägliche Arbeit. Je mehr Prozesse über solche Tools gemanagt werden, desto mehr wächst der Koordinationsaufwand dafür. Auch die Fehlerwahrscheinlichkeit wächst mit der Zahl eingesetzter Apps.

Der Online-Service Zapier setzt genau hier an. Mit Hilfe von sogenannten Zaps können Nutzer einzelne Apps und Aktivitäten miteinander verbinden und dadurch zum Beispiel ihre Sales- und Kommunikations-Prozesse automatisieren. Inzwischen gibt es über 1.000 Zapier-fähige Apps, die miteinander kombiniert werden können, unter ihnen auch viele Sales-Tools.

Eine kleine Einführung in Zapier und was die sogenannten Zaps sind, gibt es in diesem Video von Zapier auf YouTube:

So funktioniert’s

Um zwei oder mehrere Apps miteinander zu verbinden und Aufgaben zu automatisieren, erstellt der Nutzer einen sogenannten Zap. Dieser besteht aus einem „Trigger“ und einer „Action“. In anderen Worten: Der Nutzer befiehlt Zapier „Wenn abc passiert (Trigger), dann führe xyz aus (Action)“, wenn also abc in App 1 passiert, soll damit xyz in App 2 ausgelöst werden. Die einmal erstellten Zaps laufen automatisch ab und verschieben und verwalten Daten, ohne, dass der Nutzer selbst etwas tun muss – außer, sich mit seinen jeweiligen Accounts der Apps über Zapier anzumelden.

Um einen Zap zu erstellen und zu aktivieren, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Zapier stellt seinen Nutzern nach Anmeldung auf der Startseite zum einen eine Übersicht über beliebte Zaps zur Verfügung, die mit einem Click auf „Use this Zap“ für den eigenen Account verwendet werden können. Zapier führt den Nutzer anschließend Schritt für Schritt durch die Aktivierung: Hierbei meldet der Nutzer zunächst seinen Account der Trigger-App bei Zapier an und passt anschließend – je nach App – die Trigger-Optionen an. Das gleiche macht er für die Action-App.

Unter Quelle: Zapier.comUnter "Popular Apps" finden Anwender eine Reihe von beliebten Integrationskombinationen

Zum anderen können Nutzer selbst festlegen, welche App mit welcher verbunden werden soll. Mit einem Click auf „Make a Zap“ gelangt der Nutzer zur Eingabemaske, in der er sowohl den Trigger als auch die Action für die ausgewählte App festlegt und damit seinen eigenen Zap erstellt. Trigger und Actions stellt wiederum Zapier zur Verfügung, der Nutzer wählt lediglich die für ihn passenden Befehle aus.

Mit Klick auf Quelle: Zapier.comMit Klick auf "Make a Zap" gelangt der Nutzer zum Zap-Template

Zuerst legt der Nutzer den Trigger fest ...Quelle: Zapier.comZuerst legt der Nutzer den Trigger fest ...

... anschließend die Action Quelle: Zapier.com... anschließend die Action

Wie das Erstellen eines Zaps funktioniert, zeigt die folgende Videoanleitung:

Um sicherzustellen, dass auch wirklich nur die Daten „bewegt“ werden, die der Nutzer bewegen möchte, stellt Zapier eine Filterfunktion zur Verfügung. Wie diese Filter funktionieren und integriert werden, zeigt dieses Video:

Kosten

Zapier gibt es sowohl als kostenfreie als auch bezahlte Version, die Bezahlmodelle starten bei 20 US-Dollar pro Monat. Je nach gebuchtem Paket stehen dem Nutzer eine höhere Anzahl von gleichzeitig ausgeführten Zaps zur Verfügung, er erhält Zugriff auf die Premium Apps, kann mehr als zwei Apps in einem Zap miteinander kombinieren und fehlgeschlagene Zaps – zum Beispiel, weil eine der Apps gerade nicht richtig funktioniert – werden automatisch wiederholt. In der kostenlosen Version stehen dem Nutzer lediglich fünf Zaps auf einmal zur Verfügung und es können maximal 100 Tasks pro Monat durchgeführt werden. Jedes Mal, wenn Daten von Zapier „bewegt“ werden und somit eine Aktion ausgelöst wird, zählt das als eine Task.

In der Task History erfahren Nutzer, welche Tasks in der Vergangenheit durchgeführt wurden – egal, ob erfolgreich oder nicht. Das hilft dabei zu überprüfen, an welchen Stellen der Marketeer seine Zaps noch anpassen muss und wo sie schon korrekt funktionieren.

Anwendungsbeispiele für Ihre Sales-Prozesse

#1 Verknüpfung von Attach und Pipedrive

Mit dem Tool Attach.io können Marketeers ihre per Mail verschickten Dokumente, wie zum Beispiel Whitepaper oder Broschüren, zentral managen, Lead-Daten nachverfolgen und überwachen. Das Tool zeigt also an, wer sich ein bereitgestelltes Dokument heruntergeladen hat, wer wie damit interagiert hat oder welcher Teil besonders interessant war. Die gesammelten Kontaktdaten werden mit Hilfe des entsprechenden Zaps auf Zapier automatisch in das Customer Relationship Management Tool (CRM) wie zum Beispiel Pipedrive übertragen. Der Marketeer erspart sich dadurch die manuelle Übertragung der Lead-Daten aus Attach.io zu Pipedrive. Hier geht’s zum Zap. Die Verknüpfung funktioniert selbstverständlich auch für andere CRM-Tools, wie beispielsweise Salesforce.

Darüber hinaus kann Attach.io beispielsweise an die Team-App Slack oder Asana gekoppelt werden, sodass Marketeers und Vertriebsmitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung erhalten, sobald sich ein Lead das Dokument angesehen und damit als neuer Kontakt in Pipedrive eingetragen wurde.

#2 Verknüpfung von Facebook Lead Ads und MailChimp

Lead Ads ist eine Werbeanzeigenart von Facebook, über die sich Interessenten innerhalb des sozialen Netzwerks für den Erhalt von Informationen von Unternehmen, wie zum Beispiel Newsletter und Angebote, registrieren können. Dafür schalten Unternehmen eine Anzeige auf Facebook, die an die zuvor festgelegte Zielgruppe ausgespielt wird. Beim Click auf die Anzeige erscheint ein Formular, über das der Nutzer weitere Informationen anfordern kann – im Austausch für seine Kontaktdaten. Mit Zapier werden die Leads zum Beispiel automatisch zu einer Verteilerliste in MailChimp hinzugefügt, die dann für den Versand von weiteren Informationsmaterialien verwendet wird. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive kleinem Trick gibt dieses Video:

Marketeers Summary

Damit Marketeers nicht die Übersicht über ihre verwendeten Sales-Apps und die damit verbundenen Aufgaben verlieren, ist der Web-Service Zapier eine gute und zeitsparende Möglichkeit, die Apps zentral zu automatisieren. Ohne Programmieraufwand – das heißt ohne Einbeziehung der IT-Abteilung oder externer Coder – verknüpfen Marketingverantwortliche ihre Apps und lassen sie miteinander interagieren. Mit den zahlreichen Verknüpfungsbeispielen auf zapier.com geht’s sogar noch schneller.

Autor: Mareike Redder

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