Unser Projektmanagement-Favorit: Wrike

23.09.2020
Projektmanagement mit Wrike
Quelle: unsplash.com/UX Indonesia
Wenn Ihr Projektmanagement noch so aussieht, ist es Zeit für ein digitales Projektmanagement-Tool

Timings und Ressourcen managen per Copy and Paste

[Lesezeit: 3-4 Minuten] Auch bei sich immer wiederholenden Prozessen kann manchmal der Überblick verloren gehen. Damit das im Projektmanagement nicht passiert, können Marketer Tools wie Wrike nutzen. Wrike bietet eine Vielzahl von Nutzungsmöglichkeiten, wir stellen Ihnen heute die Projektverwaltung vor.

Was ist Wrike?

In Wrike können Prozesse so angelegt werden, dass sie bei Bedarf immer wieder von Neuem gestartet werden können. Dabei gibt es verschiedene Ansichten, mithilfe derer der Überblick behalten wird. Bereits beim Anlegen des Projektes können die Projektverantwortlichen festlegen, welche Ansicht als Standard gelten soll. Sie können dabei zwischen einer Liste, einem Board, einer Tabelle, sowie einem Stream und einem Gantt-Diagramm wählen.

Wrike Auswahl Darstellung Quelle: Screenshot Wrike.comBei der Wahl der Darstellungsform unterstützt Sie Wrike mit Beispielen

Über das Board erfahren Sie auf einen Blick, welche Aufgaben welchen Status haben; ob sie noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind. Auch wenn bei einer Aufgabe Probleme auftauchen, sehen Sie dies auf einen Blick. Zu jeder Aufgabe können Sie mithilfe der Profilbilder schnell die Verantwortlichen erkennen und gemeinsam nach einer Lösung suchen. Ebenso können für jede Aufgabe Dateien und Links hochgeladen werden. So haben alle Projektbeteiligten mit einem Klick den jeweils aktuellsten Stand der Projektdateien zur Hand.

Im Stream erhalten Sie eine chronologische Übersicht über alle Veränderungen im Projekt.

Damit ist direkt erkennbar, was sich seit Ihrem letzten Besuch verändert hat. In der Liste und der Tabelle erhalten Sie jeweils eine Übersicht über alle Aufgaben. Die Tabelle lässt sich dabei als Excel-Tabelle exportieren. Bei der Liste haben Sie hingegen die Möglichkeit, die Aufgaben zu filtern. Nach zwei Klicks zeigt Ihnen Wrike, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, wenn Aufgaben überfällig sind oder welche Aufgaben den Verantwortlichen zugeteilt wurden.

Über das Gantt-Diagramm können Projektmanager*innen den gesamten Projektverlauf verfolgen. Dort können sie im Kalender nachvollziehen, welche Aufgaben an welchen Tagen erledigt werden müssen. Die genauen Termine der Aufgaben lassen sich über Drag-and-Drop schnell verändern.

Wrike Gantt ChartQuelle: Screenshot Wrike.comÜber das Gantt-Diagramm erhalten Sie eine schnelle Übersicht im Kalenderformat

Kollaboratives Arbeiten

Um bei Wrike zusammenzuarbeiten, können Teams eingerichtet werden. Als Administrator können Sie per E-Mail neue Mitglieder einladen und Projektverantwortlichkeiten vergeben.

Den Aufgaben können dann individuell eine oder mehrere Verantwortliche zugeteilt werden.

Über die Aufgaben haben die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen oder die Dateien einzusehen, die dort hochgeladen wurden.

Projekte, die innerhalb des Teams erstellt werden, sind automatisch für alle Teammitglieder verfügbar. Alle eingetragenen Mitglieder erhalten je nach ihren E-Mail-Einstellungen Benachrichtigungen über neue Projekte und anstehende Arbeiten.

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Innerhalb Ihres Teams können Sie außerdem Ordner anlegen, in denen Sie Vorlagen für Ihre wiederkehrenden Prozesse ablegen. Diese können anschließend dupliziert werden.

Über die Liste wählen Sie daraufhin alle Aufgaben des Projekts aus und verschieben die Termine über die erweiterte Planung. Wrike bietet auch die Möglichkeit, sogenannte Blueprints anzulegen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Allerdings sind diese nicht in allen Tarifen enthalten.

Kosten

Wrike bietet für bis zu fünf Konten eine kostenlose Version an. Hierbei sind die grundlegenden Funktionen bereits enthalten. Kollaborationen sind jedoch nur eingeschränkt möglich und es fehlt das nützliche Gantt-Diagramm. Für kollaborative Zusammenarbeit geht es im Professional-Tarif los: 9,80 Dollar kostet der Plan pro Konto im Monat, bei kleineren Teams muss für mindestens fünf Konten gezahlt werden. Bis zu 15 Konten können hier angelegt werden. Für größere Teams gibt es den Business-Tarif, hier lassen sich bis zu 200 Konten angelegen. Mit 24,80 Dollar pro User/Monat ist er deutlich teurer, bietet dafür aber auch viele weitere Leistungen wie Blueprints und Reportings an. Für Teams über 200 Mitglieder muss ein individueller Preis angefragt werden.

Speziell für Marketers bietet Wrike die Tarife Marketers und Marketers Performance.

Hierbei können Sie hochgeladene Dateien direkt für Kunden freigeben, sodass diese direkt die neuesten Versionen einsehen und Feedback geben können. Auch eine Verknüpfung in die Adobe Creative Cloud ist möglich, sodass die Kreativabteilung das Feedback direkt bekommt. Den Preis für den Marketer-Tarif erhalten Sie auf Anfrage.

Wrike Review Aufgabenverteilung Quelle: Screenshot Wrike.comZu jeder Aufgabe können Sie die aktuellsten Dateiversionen einsehen und kommentieren

Kundenservice

Bevor Sie einen Tarif buchen, haben Sie jeweils die Möglichkeit, diesen zu testen. Der Kundenservice kommt nach Anmeldung bei Wrike direkt auf Sie zu und klärt mit Ihnen, welcher Tarif für Sie der passende ist. Während der Testphase erhalten Sie bereits einen Kundenberater, der Ihnen bei allen Fragen schnell weiterhilft.

Management Summary

Wrike bietet viele Möglichkeiten für Teams, Projekte zu verwalten. Besonders hilfreich ist hierbei die Funktion, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu planen und zu überwachen. Nützlich ist außerdem, dass für alle Projekte Vorlagen erstellt werden können, die die zukünftige Projektplanung beschleunigen. Über die verschiedenen Tools behalten Marketers ihre Deadlines im Auge und haben direkten Kontakt zu der Kreativabteilung und zu ihren Kunden. Für kleine Teams bietet sich die kostenlose Version für fünf Nutzer an, für größere Teams gibt es mehrere Tarife, die unter anderem auch direkt auf Marketers zugeschnitten sind.

Wie Sie auch kreative Prozesse in den digitalen Raum verlegen können, erfahren Sie in unserer Tool-Review von Mural.

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Autor: Magnus Schult

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